Frais de transports domicile-lieu de travail des salariés

01.11.2022

Dans le contexte marqué par une crise énergétique et l’accélération du changement climatique, le Gouvernement a dévoilé le 6 octobre dernier son plan de sobriété énergétique, qui devrait permettre de réduire de 10 % la consommation d'énergie d'ici 2024, et en particulier les actions de sobriété énergétique que les entreprises peuvent s’engager à mettre en oeuvre dans l’organisation du travail. Parmi ces actions figure celle de l’incitation à la mobilité durable, notamment en développant le forfait mobilités durables (FMD). La loi 2022-1157 du 16-8-2022 de finances rectificative pour 2022 a mis en place plusieurs mesures favorables incitant les employeurs à prendre en charge de manière facultative les frais de transports domicile-lieu de travail de leurs salariés qui utilisent des véhicules moins polluants, des moyens de transports alternatifs plus écologiques ou les transports en commun. Nous vous proposons de faire le point sur ces nouvelles mesures.

Prise en charge obligatoire des frais de transports domicile-travail des salariés

Frais de transports publics et de services publics de location de vélos. L'employeur a l’obligation de prendre en charge 50 % du prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail effectués au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos, sur la base des tarifs de 2^eclasse (par exemple, abonnement Pass Navigo ou location de Vélib’) (C. trav. art. L 3261-2 et R 3261-1).

Exonérations sociale et fiscale. L'avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur des frais de transports publics à hauteur de 50 % est exonéré des cotisations et contributions sociales et de CSG-CRDS, ainsi que de l’impôt sur le revenu pour le salarié (CSS art. L 136-1-1, III-4°-d et L 242-1 ; CGI art. 81, 19° ter-a).

Prise en charge facultative au-delà de 50 %. Pour les années 2022 et 2023, l’employeur peut prendre en charge, de façon facultative, le prix des titres d'abonnements de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos souscrits par ses salariés pour leurs trajets domicile-lieu de travail au-delà de son obligation légale de 50 %. Dans ce cas, cette prise en charge facultative (au-delà de 50 %) bénéficie, dans la limite de 25 % du prix de ces titres, des exonérations sociale et fiscale (Loi 2022-1157 du 16-8-2022 art. 2, III, JO du 17).

Ainsi, pour 2022 et 2023, si l’employeur prend en charge jusqu’à 75 % du coût des abonnements de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos de ses salariés, la part excédant sa participation obligatoire, comprise entre 50 % et 75 %, est exonérée des cotisations et contributions sociales, de CSG-CRDS et d’impôt sur le revenu dans les mêmes conditions que sa part obligatoire de prise en charge de 50 %.

Exemple : en région parisienne, si un employeur prend en charge en 2022 la totalité du forfait mensuel Pass Navigo toutes zones, sa participation est exonérée de cotisations et contributions sociales et d’impôt sur le revenu (pour le salarié) à hauteur de : (75,20 € × 50 %) + (75,20 € × 25 %) = 56,40 €, contre 37,60 € en temps normal.

À noter. Si l’éloignement du domicile du salarié par rapport à son lieu de travail repose sur des convenances personnelles, la participation de l’employeur est exonérée des cotisations et contributions sociales et de CSG-CRDS dans la limite de 75 % (au lieu de 50 %) pour 2022 et 2023.

Éloignement géographique du domicile du salarié : prise en charge des frais de transports en commun

En raison du développement du télétravail lié à la crise sanitaire, de nombreux salariés ont déménagé et fixé leur domicile loin des grandes villes et de leur lieu de travail pour bénéficier d’une qualité de vie meilleure et moins coûteuse. L’employeur doit-il rembourser les frais de transports en commun à ses salariés qui ont choisi de s’éloigner de leur lieu de travail ? C’est à cette problématique qu’a répondu récemment le tribunal judiciaire de Paris (TJ Paris du 5-7-2022 n° 22/04735).

Des salariés d’une unité économique et sociale (UES) située à Paris ont choisi d’installer leur domicile en province. La direction de l’UES a refusé de leur rembourser les frais de transports en commun domicile-lieu de travail à la suite de la mise à jour des modalités internes de remboursement de ces frais. En effet, pour être remboursé des frais de transports en commun, le domicile des salariés ne devait pas se situer à plus de 2 h de transport en train de leur lieu de travail habituel et la durée de transport Paris-province devait être inférieure à 4 h/jour aller-retour.

L’employeur n’était pas favorable au remboursement des déplacements des salariés ayant décidé unilatéralement de s’installer loin de Paris pour bénéficier de coûts de la vie inférieurs à ceux constatés en Île-de-France.

Le comité social et économique (CSE) de l’UES a saisi le tribunal judiciaire de Paris pour obtenir le respect par l’UES à la fois de son obligation légale de prise en charge du coût des abonnements aux transports publics souscrits par les salariés pour les trajets domicile-lieu de travail et de l’usage interne de remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 60 % (et non de 50 %) sans distinguer selon l’éloignement géographique du domicile des salariés. Selon le CSE, ce critère instauré par l’employeur a créé une inégalité de traitement entre les salariés qui n’était pas justifiée et a porté atteinte de manière illégitime à la liberté du salarié d’établir son domicile au lieu de son choix.

Le tribunal judiciaire de Paris a donné raison au CSE et a condamné l’UES à rembourser aux salariés lésés le prix des titres d’abonnements de transports publics souscrits pour les trajets résidence habituelle-lieu de travail sans restriction en raison du lieu d’établissement de la résidence habituelle. Il a jugé que, en conditionnant le remboursement des frais de transports en commun à un critère d’éloignement géographique (inférieur à 4 h/jour aller-retour), l’employeur a méconnu ses obligations légales (C. trav. art. L 3261-2 et R 3261-1 et s). Il a institué entre les salariés une différence de traitement qui est injustifiée, car elle prive une partie des salariés du remboursement des frais de transport, afin de ne pas faire supporter à la société les frais afférents à l’éloignement des salariés de leur lieu de travail, ce qui ne constitue pas une raison objective et pertinente.

Ainsi, l’éloignement géographique du domicile du salarié pour convenance personnelle ne peut pas justifier un refus de remboursement des frais de transports en commun pour ses trajets domicile-lieu de travail. L’employeur doit prendre en charge partiellement le prix des titres d’abonnements en transports en commun souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sans distinguer selon la situation géographique de cette résidence.

Non-cumul prise en charge obligatoire et prime transport. En principe, la prise en charge obligatoire du prix des titres d'abonnements de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos souscrits par les salariés pour leurs trajets domicile-lieu de travail ne peut pas être cumulée avec la prise en charge facultative par l'employeur des frais de carburant et d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements domicile-lieu de travail, appelée également « prime transport » (C. trav. art. L 3261-3).

Cumul autorisé pour 2022 et 2023. Exceptionnel-lement pour les trajets domicile-lieu de travail effectués par les salariés en 2022 et 2023, la prime transport facultative peut être cumulée avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d'abonnements de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (Loi 2022-1157 art. 2, II).

Exonérations sociale et fiscale. L'avantage résultant du cumul de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics et de la prime transport est exonéré des cotisations et contributions sociales, de CSG-CRDS et d’impôt sur le revenu pour le salarié dans la limite de 500 € par an, ou du montant de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics, s’il est supérieur (CSS art. L 136-1-1, III-4°-d et L 242-1 ; CGI art. 81, 19° ter-b).

Prise en charge facultative des frais de transports domicile-travail des salariés

Une prime transport pour tous les salariés. Pour les années 2022 et 2023, l'employeur peut attribuer, de façon facultative, une prime transport pour prendre charge la totalité ou une partie seulement des frais de carburant et d'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par tous ses salariés pour leurs déplacements domicile-lieu de travail (Loi 2022-1157 art. 2, II, JO du 17 ; C. trav. art. L 3261-3).

Ainsi, la prime transport n’est pas réservée en 2022 et 2023 aux salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou en dehors d’un périmètre de transports urbains, ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

Forfait mobilités durables. L’employeur peut également prendre en charge, de manière facultative, les frais de transport personnels de ses salariés qui utilisent des moyens de transport alternatifs plus écologiques pour effectuer leurs trajets domicile-lieu de travail, notamment à vélo ou vélo électrique, en engin de déplacement personnel motorisé, en co-voiturage, en transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des titres d’abonnements aux transports en commun), en service de mobilité partagée ou par la location ou l’utilisation en libre-service de véhicules électriques, en leur versant un forfait mobilités durables (FMD), qui prend la forme d’une allocation forfaitaire (voir en p.11) (C. trav. art. L 3261-3-1, L 3261-4 et R 3261-13-1).

Exonérations sociale et fiscale. L'avantage résultant de la prime transport et de la prise en charge par l’employeur des frais de transport dans le cadre du FMD est exonéré des cotisations et contributions sociales, de CSG-CRDS et d’impôt sur le revenu pour le salarié, dans la limite globale de 500 € par an, dont 200 € au maximum pour les frais de carburant (CSS art. L 136-1-1, III-4°-e et L 242-1 ; CGI art. 81, 19° ter-b). Cette limite d’exonération de 500 € qui est commune à la prime transport et au FMD s’apprécie en les cumulant si l’employeur met en place ces deux dispositifs dans l’entreprise.

Mise en place de la prime de transport et du FMD

Le montant, les modalités et les critères d'attribution de la prime transport et/ou du FMD doivent être déterminés par accord d'entreprise ou par accord interentreprises et, à défaut, par accord de branche. À défaut d'accord, la prise en charge de ces frais est mise en oeuvre par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du comité social et économique (CSE), s'il existe (C. trav. art. L 3261-4).

Cumul prime transport et FMD : hausse du plafond d’exonération pour 2022 et 2023. Pour l'imposition des revenus des années 2022 et 2023 et les cotisations et contributions sociales dues pour 2022 et 2023, l'avantage résultant de l’attribution par l’employeur de la prime transport et du FMD pour les frais de trajets domicile-lieu de travail engagés par ses salariés est exonéré d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales salariales et patronales, y compris de CSG-CRDS, dans la limite globale de 700 € par an et par salarié (au lieu de 500 € auparavant), dont 400 € (au lieu de 200 € auparavant) au maximum pour les frais de carburant (Loi 2022-1157 art. 2, I ; CGI art. 81, 19° ter-b ; CSS art. L 136-1-1, III-4°-e).

À noter. Concernant la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte, cette limite d’exonération pour 2022 et 2023 est portée à 900 € par an et par salarié, dont 600 € pour les frais de carburant.

Exemple : si un salarié utilise en 2022 sa voiture diesel pour se rendre à son travail, l’employeur peut lui attribuer une prime transport en remboursement de ses dépenses de carburant qui bénéficie d’une exonération sociale et fiscale dans la limite de 400 € par an. Si l’employeur lui verse une prime transport et un FMD pour la pratique du covoiturage, la limite globale d’exonération est de 700 € par an, dont 400 € au titre des frais de carburant.

Cumul FMD et prise en charge obligatoire de l’abonnement de transports publics : hausse du plafond d’exonération depuis 2022. À compter de l’imposition des revenus de 2022 et des cotisations sociales dues pour les périodes d’emploi depuis le 1-1-2022, la limite d’exonération sociale et fiscale en cas de cumul du FMD et de la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût de l’abonnement de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos souscrits par les salariés (C. trav. art. L 3261-2) a été relevée de 600 € à 800 € par an et par salarié ou au montant de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics s'il est supérieur à 800 € (Loi 2022-1157 art. 3 ; CSS art. L 136-1-1, III-4°-e ; CGI art. 81, 19° ter-b-al. 2).

Exemple : un salarié dépense 1 230 € dans l’année pour son abonnement annuel aux transports en commun. L'employeur prend en charge 50 % du coût de cet abonnement, soit 615 € (obligation légale), et lui verse également, pour l’utilisation de son vélo pour se rendre à la gare, une allocation de forfait mobilités durables de 200 € pour l’année. 615 € + 200 € = 815 €, qui sont exonérés dans la limite de 800 €. Le forfait mobilités durables sera donc exonéré à hauteur seulement de 185 € (200 € – 15 €).

Modes de transports éligibles au FMD

Dans une foire aux questions du 5-9-2022, le ministère de la transition écologique a fait un point sur les modes de transports pouvant être pris en charge par l’employeur dans le cadre du FMD et les formes possibles de versement du FMD [https://www.ecologie. gouv.fr, FAQ : le forfait mobilités durables (FMD) du 5-9-2022].

À noter. Lorsque l’employeur décide de prendre en charge le FMD, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités, l’ensemble de ses salariés entrant dans son champ d’application. Les salariés pouvant bénéficier du FMD sont les salariés en CDI, CDD, les salariés intérimaires, les apprentis, les salariés à temps partiel, les salariés exerçant sur plusieurs lieux de travail et également les stagiaires. Les volontaires en service civique ne sont pas éligibles au versement du FMD.

Transports pris en charge. Le FMD permet de prendre en charge les frais de vélo et de vélo à assistance électrique (personnel et en location), de covoiturage (conducteur ou passager), d’engins de déplacement personnels, cyclomoteurs et motocyclettes en location ou en libre-service (par exemple : scooters et trottinettes électriques en « free-floating »), d’autopartage avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, de transports en commun (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des titres d’abonnement) et d’engins de déplacement personnel motorisés (par exemple : trottinettes, monoroues, gyropodes, skateboard, hoverboard...). Lorsque ces engins sont motorisés, le moteur ou l’assistance doit être non thermique (https://www.ecologie.gouv.fr, FAQ : le forfait mobilités durables du 5-9-2022).

Bon à savoir. Les scooters des particuliers, la marche, les taxis (y compris taxi-vélos), les VTC ou les abonnements de train ne sont pas éligibles au FMD, mais le ministère précise qu’une évaluation du dispositif est prévue à la rentrée 2022. Des réflexions pourront être menées à la suite de ces travaux. Les véhicules de fonction et les vélos de fonction sont également exclus du FMD.

Formes du versement du FMD

Pour le vélo ou le vélo assistance électrique :

un montant forfaitaire conditionné à une pratique du vélo ou un montant forfaitaire par kilomètre parcouru (chaque salarié aura donc un forfait différent selon le nombre de kilomètres réalisés) ou par nombre de jours de pratique ;
une participation aux dépenses réelles, notamment l’achat de vélo, la location de vélo, l’achat d’accessoires de sécurité (antivol, casques, sonnettes…), les frais d’entretien et de réparation ou l’abonnement à un stationnement sécurisé vélo (par exemple, les vélo-stations Veligo en Île-de-France).

Pour le covoiturage : un montant forfaitaire conditionné à une pratique du covoiturage ou une prise en charge des frais engagés dans le cadre du partage des frais entre le conducteur et les passagers.

Pour les engins de déplacement personnels en location ou libre-service : une prise en charge des frais de location.

Pour les véhicules en autopartage : une prise en charge des frais de location.

Pour les transports en commun : une participation à l’achat des titres de transport, hors abonnement.

Justificatifs à produire. L’employeur doit pouvoir se procurer, auprès du salarié et selon une périodicité au moins annuelle, une attestation sur l'honneur du salarié ou un justificatif de l’utilisation des modes de transports ouvrant droit à la prise en charge dans le cadre du FMD. Il peut également décider de mettre en place des systèmes de contrôle plus rigoureux.

Les justificatifs possibles :

- pour tous les modes : attestation sur l’honneur de la pratique d’un mode de transport ;
- pour le vélo : attestation sur l’honneur ou utilisation d’une application (Géovélo, Uwinbike…) ;
- pour le covoiturage : attestation sur l’honneur pour les trajets réalisés via une plateforme ou hors plateforme. Un modèle d'attestation sur l’honneur est disponible sur https://attestation.covoiturage.beta.gouv.fr/ salarie-secteur-prive. Il est également possible de demander une attestation issue du registre de preuve de covoiturage (http://covoiturage.beta.gouv.fr/), prouvant la réalisation effective des trajets ;
- les factures dans le cas d’achat, de services, ou d’abonnement aux services mentionnés ci-dessus.

Loi 2022-1157 du 16-8-2022 art. 2 et 3, JO du 17 ; FAQ : le forfait mobilités durables du 5-9-2022 sur https://www.ecologie.gouv.fr